К вопросу о взаимодействии Архива Президента Республики Казахстан с ведомственными архивами учреждений в организации работы по комплектованию документами личного происхождения.
Ведущим направлением деятельности Архива Президента Республики Казахстан на современном этапе является комплектование документами фондов личного происхождения.
Эта сфера деятельности государственных архивов стала сегодня одной из ключевых, в связи с современными реалиями развития общества.
В период создания демократических институтов и президентской власти, развития рыночной экономики, являющихся одними из атрибутов капитализации государственного устройства, возник необратимый процесс в направлении индивидуализации общества, усугубленный распадом Советского Союза и созданием независимых государств, сопровождаемым повышенным уровнем национального самосознания.
История страны пересматривается в соответствии с требованиями общества в новой информации. Возрос интерес к личности, индивидуальности. В этом аспекте усилилась роль государственных архивов, являющихся главными хранителями источников ретроспективной информации.
Озвучивание имен лиц, внесших свой вклад в становление государства Казахстан и оживление истории республики, предполагает использование документов личных архивов граждан, содержащих воспоминания, автобиографические материалы, личные документы, фотографии, позволяющие зрительно рассматривать историю с точки зрения индивида, непосредственного участника или свидетеля того или иного события, определенного промежутка исторического процесса.
Архив Президента Республики Казахстан интенсивно начал свою деятельность в этой области с 1998 г., когда в его структуре был организован отдел личных фондов. Хранящиеся в Архиве фонды и личные дела номенклатуры позволили определиться с кругом источников комплектования архива документами личного происхождения, в который были включены государственные, общественные и политические деятели с начала ХХ века и по настоящее время.
За указанный период в АПРК принято более 100 фондов личного происхождения, из них описаны и сданы в хранилище Архива личные фонды, принадлежавшие в большей степени партийным, государственным и общественным деятелям республики советской эпохи. Наряду с ними на государственное хранение приняты документы личных архивов современных государственных и политических деятелей. Среди описанных личных фондов современной формации фонды П. А. Атрушкевича, заместителя председателя Ассамблеи народов Казахстана в 1995–1999 гг., депутата Сената Парламента РК, К. К. Токаева, в прошлом министра иностранных дел РК, доктора политических наук, А. М. Шамена, заведующего отделом Аппарата Президента РК в 1990–1994 гг., доктора экономических наук.
Среди форм привлечения новых источников комплектования Архива документами личного происхождения является установление личных контактов его сотрудников с потенциальными фондообразователями, пропаганды архивной деятельности в средствах массовой информации, написании официальных писем и проведения встреч, конференций.
Практика показала, что написание писем не дает должного эффекта, без осуществления контроля со стороны делопроизводственных и архивных служб учреждений и понимания значения работы по сохранению личных архивов государственных, политических и общественных деятелей самими фондообразователями. Вместе с ведением документационного управления в учреждениях желательно вести работу по воспитанию среди государственных служащих культуры и бережного отношения к своим личным документам, которые представляют определенную ценность и подлежат приему на государственное хранение в составе личных архивов граждан.
Прежде чем уничтожить документ следует подумать о том, что такие виды документов как письма, служебные записки для внутреннего пользования, автобиографии, документы, содержащие элементы творчества: статьи, выступления, доклады, фотографии, видеоматериалы и многие другие, дополняют официальные источники качественно новой, имеющей эмоциональные и живые оттенки, информацией.
Реальную помощь Архиву Президента Республики Казахстан в этом направлении способны оказать ведомственные архивы курируемых учреждений и организаций, их делопроизводственные и кадровые службы, привлекая на временное хранение документы личных архивов своих руководителей и заслуженных сотрудников с последующей их передачей на государственное хранение в АПРК.
В списки источников комплектования Архива Президента Республики Казахстан входит около 30 учреждений и организаций, с которыми Архив работает с момента их образования. Тем не менее, вопрос о сотрудничестве в области комплектования документов личного происхождения широко не обсуждался, хотя опыт такой деятельности уже имеется.
С помощью ведомственных делопроизводственных и архивных служб в Архив Президента Республики Казахстан были приняты на государственное хранение документы личных фондов Председателя Конституционного Совета Республики Казахстан (2000–2004 гг.), генерала–лейтенанта юстиции Ю. А. Хитрина, Министра иностранных дел Республики Казахстан ( 1994–1999, 2003–2007 гг.), доктора политических наук К. К. Токаева и др.
Среди учреждений и организаций – источников комплектования: Администрация Президента Республики Казахстан, Конституционный Совет Республики Казахстан, Управление делами Президента Республики Казахстанн, Министерство иностранных дел Республики Казахстан и др.
В настоящее время созданы объективные предпосылки для организации деятельности архивных служб этих учреждений в целях принятия мер по сохранению и комплектованию их документами личных фондов руководителей этих учреждений и заведующих структурными подразделениями с последующей передачей на государственное хранение в АПРК. Одними из таких предпосылок являются нормализация стабильной деятельности вновь организованных учреждений, создание определенных условий для хранения архивных документов на местах, обновление кадрового состава руководства и государственного менеджмента.
В качестве рекомендации по организации работы по комплектованию ведомственных архивов документами личного происхождения на первоначальном этапе следует предложить им подготовить списки лиц, документы которых представляют ценность и подлежат постоянному государственному хранению.
Заручившись согласием владельца документов необходимо оформить их прием, заполнить заявление с указанием фамилии фондообразователя, его адреса на имя заведующего архивом учреждения или организации со ссылкой о поступлении на временное хранение в соответствии со сдаточной описью и последующей передачей на постоянное государственное хранение в Архив Президента Республики Казахстан. Условия приема документов должны оговариваться в договоре о передаче документов в государственную собственность, этот договор должен заключатся между фондообразователем и непосредственно Архивом Президента Республики Казахстан, ведомственный архив выступает в роли посредника между владельцем документов и АПРК.
Под дефиницией архивный фонд личного происхождения представляется архивный комплекс документов, образовавшийся в процессе жизни и деятельности отдельного лица (семьи).
Названием фонда личного происхождения является фамилия, имя, отчество лица, а также указание его рода деятельности (профессии), служебного положения, ученых званий.
В некоторых случаях наряду с документами сотрудники ведомственного архива могут запрашивать у владельца документов биографические сведения о фондоообразователе и составляют краткую историческую справку с биографическими данными и изложением истории фонда (дату поступления, полноту фонда и сведения о месторасположении, не поступивших на хранение документов и др.).
Последующим этапом организации фондов личного происхождения является первоначальное упорядочение документов в соответствии с типовой схемой систематизации, установленной в практике деятельности государственных архивов на основании групп документов, отложившихся в составе личных архивов граждан.
Систематизацию документов фондов личного происхождения рекомендуется проводить по следующим разделам:
- документы к биографии фондообразователя (личные документы, об образовании, документы юбилеев и др.);
- документы служебной и общественной деятельности фондообразователя;
- личная переписка фондообразователя;
- документы творческой деятельности фондообразователя (рукописи, рисунки и др.);
- документы о фондообразователе (статьи, воспоминания, отзывы и др.);
- документы, отложившиеся в фонде или собранные фондообраователем по интересующим вопросам;
- фотографии, видеозаписи.
Объектами систематизации документов внутри разделов становятся дела, которые представляют группу искусственно объединенных документов на основании определенных признаков: тематического, хронологического, номинального, корреспондентского и др.
Документы личного происхождения не подшиваются, а заключаются в папки с клапанами, на которых указываются карандашом: наименование фонда личного происхождения, его временный номер по списку фондов ведомственного архива, порядковый номер дела по описи; краткое наименование группы документов и их количество.
Затем составляется сдаточная опись, описательная статья которой состоит из порядкового номера папки с документами, краткого заголовка дела и количеством документов в деле. Сдаточная опись является главным учетным документом, в котором в итоговой записи фиксируется общее количество документов и временных дел, подписывается составителем и заверяется председателем ЦЭК (ЭК) организации.
На основании сдаточной описи производится дальнейшая передача документов на постоянное государственное хранение в Архив Президента Республики Казахстан. При этом вместе с документами фонда личного происхождения передаются документы, сопровождающие прием документов в ведомственный архив: заявление фондообразователя, два экземпляра сдаточной описи, переписка с владельцем фонда, а также один экземпляр договора, в котором оговариваются условия приема документов в архив.
Документы личного происхождения, хранящиеся в ведомственном архиве, могут использоваться, но при соблюдении норм авторского права и условий, на которых они переданы владельцами, и выдаются исследователям только с разрешения лица, передавшего их в ведомственный архив.
Таким образом, ведомственные архивы учреждений и организаций – источников комплектования Архива Президента Республики Казахстан могут оказать неоценимый вклад в дело пополнения Национального архивного фонда Республики Казахстан документами фондов личного происхождения государственных, общественных и политических деятелей, которые наряду с официальными документами позволят исследователям истории независимого Казахстана дать объективное описание исторических процессов, происходящих в этот период.
Абилова Т. Е., к.и.н.,
К вопросу о взаимодействии Архива Президента Республики Казахстан с ведомственными архивами учреждений в организации работы по комплектованию документами личного происхождения.
Ведущим направлением деятельности Архива Президента Республики Казахстан на современном этапе является комплектование документами фондов личного происхождения.
Эта сфера деятельности государственных архивов стала сегодня одной из ключевых, в связи с современными реалиями развития общества.
В период создания демократических институтов и президентской власти, развития рыночной экономики, являющихся одними из атрибутов капитализации государственного устройства, возник необратимый процесс в направлении индивидуализации общества, усугубленный распадом Советского Союза и созданием независимых государств, сопровождаемым повышенным уровнем национального самосознания.
История страны пересматривается в соответствии с требованиями общества в новой информации. Возрос интерес к личности, индивидуальности. В этом аспекте усилилась роль государственных архивов, являющихся главными хранителями источников ретроспективной информации.
Озвучивание имен лиц, внесших свой вклад в становление государства Казахстан и оживление истории республики, предполагает использование документов личных архивов граждан, содержащих воспоминания, автобиографические материалы, личные документы, фотографии, позволяющие зрительно рассматривать историю с точки зрения индивида, непосредственного участника или свидетеля того или иного события, определенного промежутка исторического процесса.
Архив Президента Республики Казахстан интенсивно начал свою деятельность в этой области с 1998 г., когда в его структуре был организован отдел личных фондов. Хранящиеся в Архиве фонды и личные дела номенклатуры позволили определиться с кругом источников комплектования архива документами личного происхождения, в который были включены государственные, общественные и политические деятели с начала ХХ века и по настоящее время.
За указанный период в АПРК принято более 100 фондов личного происхождения, из них описаны и сданы в хранилище Архива личные фонды, принадлежавшие в большей степени партийным, государственным и общественным деятелям республики советской эпохи. Наряду с ними на государственное хранение приняты документы личных архивов современных государственных и политических деятелей. Среди описанных личных фондов современной формации фонды П. А. Атрушкевича, заместителя председателя Ассамблеи народов Казахстана в 1995–1999 гг., депутата Сената Парламента РК, К. К. Токаева, в прошлом министра иностранных дел РК, доктора политических наук, А. М. Шамена, заведующего отделом Аппарата Президента РК в 1990–1994 гг., доктора экономических наук.
Среди форм привлечения новых источников комплектования Архива документами личного происхождения является установление личных контактов его сотрудников с потенциальными фондообразователями, пропаганды архивной деятельности в средствах массовой информации, написании официальных писем и проведения встреч, конференций.
Практика показала, что написание писем не дает должного эффекта, без осуществления контроля со стороны делопроизводственных и архивных служб учреждений и понимания значения работы по сохранению личных архивов государственных, политических и общественных деятелей самими фондообразователями. Вместе с ведением документационного управления в учреждениях желательно вести работу по воспитанию среди государственных служащих культуры и бережного отношения к своим личным документам, которые представляют определенную ценность и подлежат приему на государственное хранение в составе личных архивов граждан.
Прежде чем уничтожить документ следует подумать о том, что такие виды документов как письма, служебные записки для внутреннего пользования, автобиографии, документы, содержащие элементы творчества: статьи, выступления, доклады, фотографии, видеоматериалы и многие другие, дополняют официальные источники качественно новой, имеющей эмоциональные и живые оттенки, информацией.
Реальную помощь Архиву Президента Республики Казахстан в этом направлении способны оказать ведомственные архивы курируемых учреждений и организаций, их делопроизводственные и кадровые службы, привлекая на временное хранение документы личных архивов своих руководителей и заслуженных сотрудников с последующей их передачей на государственное хранение в АПРК.
В списки источников комплектования Архива Президента Республики Казахстан входит около 30 учреждений и организаций, с которыми Архив работает с момента их образования. Тем не менее, вопрос о сотрудничестве в области комплектования документов личного происхождения широко не обсуждался, хотя опыт такой деятельности уже имеется.
С помощью ведомственных делопроизводственных и архивных служб в Архив Президента Республики Казахстан были приняты на государственное хранение документы личных фондов Председателя Конституционного Совета Республики Казахстан (2000–2004 гг.), генерала–лейтенанта юстиции Ю. А. Хитрина, Министра иностранных дел Республики Казахстан ( 1994–1999, 2003–2007 гг.), доктора политических наук К. К. Токаева и др.
Среди учреждений и организаций – источников комплектования: Администрация Президента Республики Казахстан, Конституционный Совет Республики Казахстан, Управление делами Президента Республики Казахстанн, Министерство иностранных дел Республики Казахстан и др.
В настоящее время созданы объективные предпосылки для организации деятельности архивных служб этих учреждений в целях принятия мер по сохранению и комплектованию их документами личных фондов руководителей этих учреждений и заведующих структурными подразделениями с последующей передачей на государственное хранение в АПРК. Одними из таких предпосылок являются нормализация стабильной деятельности вновь организованных учреждений, создание определенных условий для хранения архивных документов на местах, обновление кадрового состава руководства и государственного менеджмента.
В качестве рекомендации по организации работы по комплектованию ведомственных архивов документами личного происхождения на первоначальном этапе следует предложить им подготовить списки лиц, документы которых представляют ценность и подлежат постоянному государственному хранению.
Заручившись согласием владельца документов необходимо оформить их прием, заполнить заявление с указанием фамилии фондообразователя, его адреса на имя заведующего архивом учреждения или организации со ссылкой о поступлении на временное хранение в соответствии со сдаточной описью и последующей передачей на постоянное государственное хранение в Архив Президента Республики Казахстан. Условия приема документов должны оговариваться в договоре о передаче документов в государственную собственность, этот договор должен заключатся между фондообразователем и непосредственно Архивом Президента Республики Казахстан, ведомственный архив выступает в роли посредника между владельцем документов и АПРК.
Под дефиницией архивный фонд личного происхождения представляется архивный комплекс документов, образовавшийся в процессе жизни и деятельности отдельного лица (семьи).
Названием фонда личного происхождения является фамилия, имя, отчество лица, а также указание его рода деятельности (профессии), служебного положения, ученых званий.
В некоторых случаях наряду с документами сотрудники ведомственного архива могут запрашивать у владельца документов биографические сведения о фондоообразователе и составляют краткую историческую справку с биографическими данными и изложением истории фонда (дату поступления, полноту фонда и сведения о месторасположении, не поступивших на хранение документов и др.).
Последующим этапом организации фондов личного происхождения является первоначальное упорядочение документов в соответствии с типовой схемой систематизации, установленной в практике деятельности государственных архивов на основании групп документов, отложившихся в составе личных архивов граждан.
Систематизацию документов фондов личного происхождения рекомендуется проводить по следующим разделам:
- документы к биографии фондообразователя (личные документы, об образовании, документы юбилеев и др.);
- документы служебной и общественной деятельности фондообразователя;
- личная переписка фондообразователя;
- документы творческой деятельности фондообразователя (рукописи, рисунки и др.);
- документы о фондообразователе (статьи, воспоминания, отзывы и др.);
- документы, отложившиеся в фонде или собранные фондообраователем по интересующим вопросам;
- фотографии, видеозаписи.
Объектами систематизации документов внутри разделов становятся дела, которые представляют группу искусственно объединенных документов на основании определенных признаков: тематического, хронологического, номинального, корреспондентского и др.
Документы личного происхождения не подшиваются, а заключаются в папки с клапанами, на которых указываются карандашом: наименование фонда личного происхождения, его временный номер по списку фондов ведомственного архива, порядковый номер дела по описи; краткое наименование группы документов и их количество.
Затем составляется сдаточная опись, описательная статья которой состоит из порядкового номера папки с документами, краткого заголовка дела и количеством документов в деле. Сдаточная опись является главным учетным документом, в котором в итоговой записи фиксируется общее количество документов и временных дел, подписывается составителем и заверяется председателем ЦЭК (ЭК) организации.
На основании сдаточной описи производится дальнейшая передача документов на постоянное государственное хранение в Архив Президента Республики Казахстан. При этом вместе с документами фонда личного происхождения передаются документы, сопровождающие прием документов в ведомственный архив: заявление фондообразователя, два экземпляра сдаточной описи, переписка с владельцем фонда, а также один экземпляр договора, в котором оговариваются условия приема документов в архив.
Документы личного происхождения, хранящиеся в ведомственном архиве, могут использоваться, но при соблюдении норм авторского права и условий, на которых они переданы владельцами, и выдаются исследователям только с разрешения лица, передавшего их в ведомственный архив.
Таким образом, ведомственные архивы учреждений и организаций – источников комплектования Архива Президента Республики Казахстан могут оказать неоценимый вклад в дело пополнения Национального архивного фонда Республики Казахстан документами фондов личного происхождения государственных, общественных и политических деятелей, которые наряду с официальными документами позволят исследователям истории независимого Казахстана дать объективное описание исторических процессов, происходящих в этот период.
Абилова Т. Е., к.и.н.,
