XXI век стал эпохой бурного развития информационных технологий и глобальной сети коммуникаций, объединившей мир в одно информационное пространство. Эти изменения привели к появлению таких профессий, как IT-специалисты: программисты, системные администраторы, IT- инженеры, веб-дизайнеры и пр. Ученые предсказывают, что развитие информационных технологий приведет к исчезновению многих специальностей, на место которых придет армия технических специалистов, обеспечивающих деятельность новых информационных систем.
Внедрение информационных технологий ведется во всех сферах общественного развития, прежде всего в области документационного обеспечения управления. Возникновение электронного документооборота или так называемого электронного правительства создало необходимость в адаптации традиционных государственных архивов к современным реалиям.
Усложнилась основная задача архивной службы – сохранить документальную память человечества, обеспечить пополнение архивов не только бумажными документами, но и электронными.
Изучение указанной проблемы по интернет-источникам, а также опыта работы государственных архивов Казахстана показывает в пользу необходимости повышения престижности профессии архивиста и качества подготовки специалистов, а области архивного дела.
«…современный архивист должен выполнять не только традиционную архивную работу, но и владеть знаниями и навыками в области современных информационных технологий, знать законодательство в области архивного дела, защиты информации, в том числе персональных данных, и авторского права» [1]. Указанные требования к профессии архивиста ставит на повестку дня вопрос о внесении качественных изменений в процесс профессионального обучения архивных работников. Необходимо: «обучение архивистов применению новых информационных технологий в архивном деле; внедрение международных стандартов описания документов и формирования научно-справочного аппарата архивов; обучение современным методам использования и публикации архивных документов (в том числе в электронном формате и с применением интернет-технологий); обучение новым методам и формам комплектования архивов в современных условиях; повышение квалификации архивистов в области истории и вспомогательных исторических дисциплин, прежде всего на наиболее актуальных материалах» [2].
Модернизацией подготовки архивных кадров озабочены не только представители архивных служб Казахстана и других стран СНГ, но и всего мирового сообщества. В частности, в стратегическом курсе Международного совета архивов на 2008-2018 гг., принятом на XVI Международном конгрессе архивов (г. Куала-Лумпур, Малайзия, 25-26 июля 2008 г.) предусмотрены пункты о расширении возможностей архивной профессии и профессии документоведа и укреплении сотрудничества в этом направлении в рамках МСА, в котором были обозначены стратегии: «разработки и продвижения лучших практик и стандартов в основных областях профессиональной деятельности (защита, управление документами, оценка, сохранность, готовность к катастрофам, архивное описание, доступ, распространение и образование); содействие обучению профессии архивиста и документоведа во всем мире за счет проведения семинаров, курсов, обучающих программ и предоставления онлайн-источников. […] Распознавания и поддерживания важной роли за национальными архивными учреждениями в продвижении интересов профессии». [3]
В Международном этическом кодексе архивистов, принятом на заседании Генеральной ассамблеи Международного Совета архивов в сентябре 1996 г. в г. Пекине было заявлено об установлении высоких стандартов поведения для архивной профессии. «Он [кодекс] должен знакомить новых членов профессии с этими стандартами, напоминать опытным архивистам об их профессиональной ответственности и внушать общественности уверенность в профессии». «[…] Кодекс зависит от готовности архивных учреждений и профессиональных ассоциаций его выполнять. Это может происходить в форме повышения квалификации и создания механизма для руководства, в случаях сомнения — для расследования неэтичного поведения и, если будет признано целесообразным, для принятия санкций».
В кодексе подчеркивается, что «архивисты должны осуществлять свои обязанности и функции в соответствии с архивными принципами и правилами, регулирующими создание и хранение документов в делопроизводстве, включая электронные документы и мультимедиа, их отбор и комплектование ими архивов, обеспечение сохранности и консервации вверенных им документов, а также систематизацию, описание, публикацию и предоставление для использования архивных документов». [4]
Анализ имеющейся в Интернет-ресурсах, информации, дает основание для выводов, о том, что информационные технологии рассматриваются как инструмент, облегчающий работу и архивистов, и исследователей. Главная задача архивистов состоит в сохранении документов. В связи с этим повсеместно развивается и обновляется материально-техническая база архивных учреждений.
В условиях развития современных информационных технологий, считают многие специалисты, важно переломить стереотипы в организации использования документов, максимально упростить доступ к архивной информации. Поэтому сегодня создание единого информационного ресурса – приоритетное направление. Это позволит в электронном виде реализовать одну из основных архивных услуг – свободный поиск и получение гражданами архивных документов.
Чтобы не оказаться на задворках цивилизационного развития, в Казахстане предпринимаются меры по повышению статуса архивной отрасли, архивных специалистов и документоведов, где они позиционируются не только в качестве хранителей ретроспективной информации, но и как менеджеры управления государственных учреждений и бизнес-структур.
«Что является главной характеристикой архивиста-менеджера? Управленческая функция основана на знании внутренних бизнес-процессов. …Архивист-управленец – это не работник пыльных и заваленных помещений, а живой участник внутренних процессов, готовый меняться вместе со средой. Динамика профессии архивиста выражается в его способности осваивать инновационные продукты в сфере информационных технологий. Несомненно, это выходит за рамки традиционных представлений о профессии архивиста, замкнутой на самой себе» [5].
В связи с переменами в представлениях о профессии архивиста возникла необходимость в обновлении программ их профессионального обучения. Динамичность развития информационных технологий требует внесения коррективов в повышение квалификации архивных работников. Участие в переподготовке архивистов принимает Институт информационных и административных технологий, созданный на основании решения общего собрания учредителей (протокол №1) от 27 мая 2014 г., юридический статус которого определен в организационно-правовой форме Товарищества с ограниченной ответственностью [6].
Институт был создан в целях реализации задач по развитию информатизации архивной отрасли в Республике Казахстан, переподготовке и повышению квалификации специалистов в области архивного дела, управления документацией и административных работников архивных учреждений, ведомственных архивов и делопроизводственных служб учреждений, организаций, национальных компаний. Институт имеет право создавать филиалы и открывать представительства как на территории Республики Казахстан, так и за ее пределами. В настоящее время Институт занимается организацией краткосрочных курсов повышения квалификации сотрудников государственных архивов, ведомственных архивов учреждений, организаций и их структурных подразделений.
Одной из важнейшей составной успешного менеджмента в современных учреждениях, организациях, компаниях является состояние делопроизводственной службы или управления документацией, их ведомственных архивов, а также наличие в них квалифицированных и хорошо подготовленных специалистов. Этот фактор является залогом успешной деятельности любого учреждения. Ведь по сохранившимся документам будут судить о его деятельности. Все ведомства в соответствии с юридическим статусом и территориальной принадлежностью являются источниками комплектования государственных и специализированных архивов, но, к сожалению, не все компании находятся в поле зрения архивных учреждений. Следует активизировать деятельность по собиранию источников по истории отечественного бизнеса, как это делается в зарубежных странах, в частности, в США, где все крупные компании имеют свои архивы и успешно ведутся научные исследования в области истории их развития. Документы этих архивов помогают в создании стратегических планов и внесении в них изменений, предоставляют возможность проведения сравнительного анализа и являются свидетельством долгосрочности деятельности компаний и фирм.
Институт информационных и административных технологий организует курсы по вопросам обеспечения управленческой деятельности и функционирования учреждений архивной отрасли и различных ведомств РК, в частности, по документированию и управлению документацией, обеспечению сохранности архивных документов, государственному учету, организации работы с документами личного происхождения и личными архивами, научно-технической, аудиовизуальной документацией в русле современного развития информационных технологий, создания электронных архивов и др.
Занятия проводятся на базе Архива Президента РК. К учебному процессу привлекаются преподаватели из АП РК, ведущих университетов республики, опытные специалисты из других архивных учреждений. Разработана программа курсов повышения квалификации, в которую включено 12 модулей-тем. В каждом из модулей обязательной составной, является «компьютерная грамотность», обучение которой проходит на базе Университета «Туран».
С апреля по сентябрь 2015 г. на семинарах обучилось 65 человек, из которых , 5 — сотрудники АП РК, 60 слушателей – представители государственных республиканских, областных и районных архивов различных регионов республики, в том числе коллеги из Алматинской, Восточно-Казахстанской, Жамбылской, Мангистауской, Кызылординской, Северо-Казахстанской областей, специалисты ведомственных архивов и отделов информационных технологий Службы центральных коммуникаций при Президенте РК, Музея Первого Президента РК, Национального архива РК (г. Астана), РГП «Дирекция административных зданий УД Президента РК в г. Алматы», высших учебных заведений: КазНПУ им. Абая, КазНАУ, компаний: АО «ЕНПФ», ТОО «Аудит-Искер» и др.
Развитие современных технологий вносит коррективы в развитие архивного дела, позволяет облегчить кропотливый труд архивистов и требует постоянного повышения профессиональной квалификации. Только при условии постоянной переподготовки и самообразования, тесного сотрудничества архивных работников с IT-ками, специальность архивиста по-прежнему останется востребованной и необходимой.
- Мынкин В.: «Роль архивов как информационных ресурсов будет постоянно расти». Интервью опубликовано 19.04.2011. http://wek.ru/vladimir-manykin-rol-arxivov-kak-informacionnyx-resursov-budet-postoyanno-rasti
- Лисицына Г. «Как архивисту быть современным? (Опыт работы Архивного тренингового центра при Европейском университете в Санкт-Петербурге)» // http://magazines.r uss.ru/nlo/2005/74/li32.html
- МСА: Стратегический курс на 2008-2018 гг. Куала-Лумпур, 25-26 июля 2008 г. Перевод с английского.// ica.org/download.php?id=692
- Международный этический кодекс архивистов, Пекин, сентябрь 1996 г.// http://www.archive.gov.tatarstan.ru/magazine/go/anonymous/main/?path=mg:/numbers/1999_3_4/10/10_6/
- О профессии архивиста: управленец нового поколения. По материалам французского сайта adal-lyon.fr // http://naar.ru/articles/o-professii-arhivista-upravlenets-novogo-pokoleniya/
- Устав ТОО «Институт информационных и административных технологий» // текущий архив Института.
Абилова Т. Е. , к.и.н.
